I. Was ist eine Abmahnung im arbeitsrechtlichen Sinne?

Durch die Abmahnung weist der Arbeitgeber den Arbeitnehmer  auf eine Verletzung der arbeitsvertraglichen Pflichten hin. Zugleich fordert er ihn unter Androhung von arbeitsrechtlichen Konsequenzen auf, sich zukünftig vertragsgerecht zu verhalten. Meist droht der Arbeitgeber in diesem Zusammenhang eine Kündigung des Arbeitsverhältnisses an, falls der Arbeitnehmer dieselbe oder eine vergleichbare Pflichtverletzung begeht. Die Abmahnung enthält eine Umschreibung des Fehlverhaltens, die Aufforderung, das beanstandete Verhalten zu ändern und die Androhung von Rechtsfolgen im Wiederholungsfall.

Von der Abmahnung ist Ermahnung zu unterscheiden. Der Arbeitnehmer wird zwar ermahnt, seine arbeitsrechtlichen Verpflichtungen einzuhalten, es fehlt jedoch die Androhung einer Kündigung.

Besondere Bedeutung hat der Umstand, dass auch der Arbeitnehmer den Arbeitgeber abmahnen kann, falls dieser seinen Verpflichtungen aus dem Arbeitsvertrag nicht nachkommt.

II. Muss die Abmahnung schriftlich innerhalb einer bestimmten Frist erfolgen?

Die Abmahnung ist grundsätzlich an keine Form gebunden, so dass sie auch mündlich ausgesprochen werden kann. Aus Beweisgründen ist es jedoch dringend anzuraten, die Abmahnung schriftlich zu verfassen und sich vom Arbeitnehmer den Zugang bestätigen zu lassen.

Es besteht grundsätzlich keine Frist, innerhalb derer die Abmahnung ausgesprochen werden muss.  Allerdings ist es empfehlenswert, eine Abmahnung zeitnah und situationsgebunden auszusprechen, da andernfalls Zweifel an der Ernsthaftigkeit entstehen könnten.

III. Welche Personen dürfen eine Abmahnung aussprechen?

Die Befugnis, eine Abmahnung aussprechen zu dürfen, ist von der Befugnis zu unterscheiden, ein Arbeitsverhältnis wirksam kündigen zu dürfen. Grundsätzlich dürfen nämlich alle Mitarbeiter, die arbeitsvertraglich verbindliche Anweisungen erteilen können, eine Abmahnung aussprechen, auch wenn Sie mangels Vertretungsbefugnis das Arbeitsverhältnis nicht wirksam kündigen könnten.

IV. Muss sich der Arbeitnehmer gegen eine unberechtigte Abmahnung innerhalb einer bestimmten Frist wehren?

Es existiert keine Frist, binnen derer sich der Arbeitnehmer gegen eine Abmahnung wehren muss. Auch dann, wenn der Arbeitnehmer sich zu der Abmahnung überhaupt nicht äußert, gereicht dies nicht zwingend zu seinem Nachteil, denn der Arbeitgeber bleibt zu jedem Zeitpunkt dazu verpflichtet, darzulegen und zu beweisen, dass die Abmahnung zu recht ausgesprochen wurde. Wehrt sich der Arbeitnehmer sofort gegen eine ausgesprochene Abmahnung, stehen dem Arbeitgeber oft noch Mittel zur Verfügung, mit denen er das beanstandete Verhalten beweisen kann. Sind dahingegen seit der Abmahnung Monate oder gar Jahre vergangen, ist der Nachweis oft schwieriger, denn einerseits ist der Sachverhalt nicht mehr präsent und andererseits kommt es immer wieder vor, dass Mitarbeiter das Unternehmen verlassen haben und damit nicht mehr ohne weiteres als Zeugen zur Verfügung stehen.

Es kann damit sogar nachteilig sein, sich unverzüglich gerichtlich gegen eine ausgesprochene Abmahnung zu wehren, so dass in jedem Falle eine fundierte juristische Beratung durch einen Fachanwalt für Arbeitsrecht in Anspruch genommen werden sollte.

V. Kann der Arbeitnehmer die Entfernung der Abmahnung aus seiner Personalakte verlangen?

Wurde eine Abmahnung zu Unrecht ausgesprochen, kann der Arbeitnehmer grundsätzlich verlangen, dass diese aus seiner Personalakte entfernt wird. Der Verbleib der ungerechtfertigten Abmahnung tangiert die berechtigten Interessen des Arbeitnehmers in unzulässiger Weise, denn es wird ein unzutreffender Sachverhalt dokumentiert.
Dennoch kann es im Einzelfall sinnvoll sein, nicht sofort gegen eine Abmahnung vorzugehen. Insoweit wird auf das zuvor Gesagte verwiesen.

VI. Welche Bedeutung hat eine Abmahnung für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses?

Möchte der Arbeitgeber eine außerordentlichen oder eine ordentliche Kündigung aussprechen, muss dieser in der Regel eine Abmahnung vorausgehen, wenn der Kündigungsgrund ein steuerbares Verhalten des Arbeitnehmers betrifft. Eine Ausnahme besteht dann, wenn das Kündigungsschutzgesetz (KSchG) keine Anwendung findet, z.B. wegen einer geringen Unternehmensgröße (§ 23 Abs. 1 KSchG) oder einer nicht erfüllten Wartezeit (§ 1 Abs. 1 KSchG). Hintergrund der Abmahnpflicht ist, dass eine Kündigung stets das äußerste Mittel sein muss. Stehen mildere Mittel zur Verfügung, um den Arbeitnehmer zu einem vertragsgerechten Verhalten zu bewegen, müssen diese ausgeschöpft werden. Eine Abmahnung stellt in der Regel ein zumutbares milderes Mittel dar.

Wird ein pflichtwidriges Verhalten abgemahnt, kann derselbe Sachverhalt eine Kündigung in Regel nicht mehr rechtfertigen. Das Kündigungsrecht ist gewissermaßen verbraucht, so dass die Kündigung frühestens bei einem erneuten vergleichbaren Verstoß ausgesprochen werden kann. Möchte der Arbeitgeber dennoch wegen des abgemahnten Sachverhalts kündigen, muss er sich dies in der Abmahnung ausdrücklich vorbehalten.

Einer Abmahnung bedarf es vor dem Ausspruch einer Kündigung nicht, wenn eine Verhaltensänderung in Zukunft trotz Abmahnung nicht erwartet werden kann oder es sich um eine schwere Pflichtverletzung handelt, deren Rechtswidrigkeit dem Arbeitnehmer ohne weiteres erkennbar ist und die Hinnahme des Verhaltens durch den Arbeitgeber offensichtlich ausgeschlossen ist.

VII. Kann eine Abmahnung ihre Wirkung verlieren bzw. wie lange ist eine Abmahnung gültig?

Wiederholte Abmahnungen wegen gleichartiger Pflichtverletzungen können die Warnfunktion abschwächen, wenn ihnen keine Konsequenzen folgen, denn in diesem Fall bestehen Zweifel an der Ernsthaftigkeit der Androhung. Im Zweifel muss der Arbeitnehmer vor der Kündigung daher noch einmal eindringlich unter Androhung definitiver Konsequenzen abgemahnt werden („letzte Abmahnung“).

Eine Abmahnung kann im Übrigen ihre Wirkung verlieren, wenn der Arbeitnehmer sich über einen längeren Zeitraum einwandfrei verhält. Eine gesetzliche Frist, nach deren Ablauf die Abmahnung unwirksam wird, existiert jedoch nicht, vielmehr ist auf den jeweiligen Einzelfall abzustellen. Handelt es sich um eine gravierende Pflichtverletzung, ist der Zeitraum wesentlich länger anzusetzen als bei einem einfachen Verstoß (z.B. einmaliges Verschlagen und Wiederholung nach mehreren Monaten). In letzterem Fall kann es durchaus erforderlich sein, den Arbeitnehmer noch einmal abzumahnen, bevor die Kündigung des Arbeitsverhältnisses ausgesprochen wird.

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Rechtsanwalt Giuseppe D’Antuono

Fachanwalt für Arbeitsrecht

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